Privatlivspolitik

Arctonia er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, vi modtager om dig. Politikken gælder for besøgende på hjemmesiden, kunder, samarbejdspartnere og personer, der kontakter os. Vores medarbejdere informeres særskilt om behandlingen af deres oplysninger.

Vi behandler disse oplysninger:

• Kontaktoplysninger: navn, e-mail, telefonnummer og firmanavn, når du booker et møde, skriver til os eller er kunde hos os.
• Det, du fortæller os: beskeden i bookingen på /start og de e-mails, du sender til os.
• Kundedata i klientportalen: projekter, opgaver, filer, kontrakter, fakturaer og din underskrift, når du underskriver en kontrakt digitalt.
• Udskrifter af det sagte, når vores mødeassistent deltager i et møde med dig (se Møder).
• Erhvervsoplysninger om virksomheder og deres kontaktpersoner fra offentlige kilder (se Erhvervsoplysninger).
• Tekniske oplysninger: din IP-adresse, som vi bruger kortvarigt til at beskytte formularer og login mod misbrug, og dine valg af sprog, cookies og nat- eller dagtilstand.

Vi bruger ikke statistik-, reklame- eller sporingscookies, og vi deler ikke dine oplysninger med annoncører.

Som kunde logger du ind i klientportalen med et link, som vi sender til din e-mail. Der er ingen adgangskode.

I portalen ser du kun dine egne projekter, opgaver, filer, kontrakter og fakturaer. Når du underskriver en kontrakt, gemmer vi underskriften, navnet på den, der underskrev, og tidspunktet, så aftalen kan dokumenteres.

Fakturaer sender vi til dig på e-mail som PDF.

Vi bruger kunstig intelligens som værktøj i vores eget arbejde. Vores AI-agenter bruges kun af vores medarbejdere. Du taler aldrig med en agent på hjemmesiden eller i klientportalen.

Agenterne hjælper os med at læse og besvare e-mails, forberede tilbud, finde oplysninger i vores sager og undersøge virksomheder. Derfor kan oplysninger fra din henvendelse, dine e-mails og dit projekt indgå i det, agenterne behandler.

En agent sender aldrig en e-mail på egen hånd. En medarbejder skal godkende hver besked, før den bliver sendt.

Vi træffer ikke afgørelser om dig alene på grundlag af automatisk behandling (GDPR art. 22).

Samtaler med agenterne og de filer, der deles med dem, gemmes i vores system og slettes automatisk efter 2 år.

Når vi holder et videomøde med dig, kan vores mødeassistent Arc deltage, hvis vi har inviteret den. Arc skriver det sagte ned undervejs, så vi kan huske, hvad vi aftalte. Vi optager hverken lyd eller billede.

Udskriften gemmes hos os, og vi beholder kun de seneste fem møder. Uddrag af udskriften sendes til en AI-tjeneste, så Arc kan svare på spørgsmål undervejs.

Vi fortæller dig ved mødets start, hvis Arc deltager, og du kan altid bede os om at lade den forlade mødet.

Via vores interne prospekteringsværktøj (ArcIQ) indsamler vi offentligt tilgængelige erhvervsoplysninger for at identificere virksomheder, der kan have gavn af vores ydelser, samt den rette kontaktperson. Disse oplysninger anvendes udelukkende internt og sælges eller deles aldrig med tredjeparter.

• Kilder: det offentlige CVR-register (Virk) og offentligt tilgængelige hjemmesider og søgeresultater.
• Omfang: alene erhvervsmæssige kontaktoplysninger (virksomhed, rolle, arbejds-e-mail og -telefon), behandlet i professionel sammenhæng. Vi indsamler ikke private oplysninger eller særlige kategorier af oplysninger.
• Retsgrundlag: legitim interesse (GDPR art. 6, stk. 1, litra f) i erhvervsmæssige henvendelser mellem virksomheder.
• Opbevaring: erhvervsemner, der aldrig tages i brug, slettes automatisk efter højst 3 år.

Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod denne behandling eller anmode om sletning af dine oplysninger ved at kontakte team@arctonia.com. Vi efterkommer sådanne anmodninger hurtigt og genoptager ikke en kontakt, der har gjort indsigelse.

Vi bruger oplysningerne til at:

• besvare henvendelser og booke møder;
• levere vores ydelser: projekter, systemer, support og fakturering;
• give dig adgang til klientportalen;
• finde virksomheder, der kan have gavn af vores ydelser (ArcIQ);
• beskytte hjemmesiden, formularer og login mod misbrug;
• overholde lovkrav, bl.a. bogføringsloven.

Vi behandler dine oplysninger på dette grundlag i GDPR:

Vi gemmer ikke oplysninger længere, end vi har brug for dem. Det betyder konkret:

• Bookinger fra /start, som ikke bliver bekræftet via linket i e-mailen, slettes automatisk efter cirka to døgn.
• Bekræftede bookinger bliver til en sag hos os. IP-adressen slettes ved bekræftelsen, og navn, e-mail, telefon og besked anonymiseres automatisk 5 år efter sagens seneste aktivitet.
• Kundeoplysninger, projekter og kontrakter gemmer vi, så længe kundeforholdet består, og derefter så længe det er nødvendigt for at dokumentere aftalen. Fakturaer og regnskab gemmes i 5 år efter regnskabsårets udløb, som bogføringsloven kræver.
• E-mails, du sender til os, og deres vedhæftede filer gemmer vi, så længe de er nødvendige for at håndtere din sag, og højst 5 år efter vi har modtaget dem.
• Samtaler med vores AI-agenter, filer delt med dem og de godkendelser, de beder om, slettes efter 2 år. Det, en agent husker, slettes 2 år efter det sidst blev ændret.
• Udskrifter fra møder: vi beholder kun de seneste fem møder.
• Erhvervsemner (ArcIQ), der aldrig tages i brug, slettes efter højst 3 år.
• IP-adresser, vi bruger til at beskytte mod misbrug, slettes efter højst to døgn.
• Dokumentationen for dit cookie-valg indeholder ikke din IP-adresse i læsbar form og slettes efter 2 år.
• Sikkerhedskopier af vores database slettes efter højst 12 måneder.

Som registreret har du følgende rettigheder i henhold til GDPR:

Kontakt os på team@arctonia.com for at udøve dine rettigheder.

Hjemmesiden gemmer kun det, der skal til, for at den virker, og det, du selv vælger. Der er ingen statistik-, reklame- eller sporingscookies.

Du kan til enhver tid ændre dit valg via »Cookies« nederst på hver side.

Vi bruger passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte dine oplysninger mod uautoriseret adgang, ændring, offentliggørelse og tab. Medarbejdere logger ind med totrinsbekræftelse, hver medarbejder har kun adgang til det, deres rolle kræver, og vores sikkerhedskopier er krypterede.

Vi bruger disse leverandører til at drive vores tjenester. De får kun de oplysninger, der er nødvendige for deres opgave:

Nogle leverandører er placeret uden for EU/EØS, bl.a. i USA. Når vi overfører personoplysninger til tredjelande, sker det på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser eller et andet gyldigt overførselsgrundlag.

Du kan få den fulde og opdaterede liste over underdatabehandlere ved at skrive til team@arctonia.com.

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger.

Vi forbeholder os retten til at opdatere denne privatlivspolitik. Ved væsentlige ændringer vil vi informere dig via hjemmesiden. Datoen for seneste opdatering fremgår øverst på denne side.